Was ist FAVORIT?
Eine moderne Verwaltung braucht moderne Arbeitsmittel.
FAVORIT-OfficeFlow ist eine Software für Dokumenten-und Workflowmanagement in der öffentlichen Verwaltung. FAVORIT-OfficeFlow steht für elektronische Vorgangsbearbeitung auf Basis modernster Technik und langjähriger Praxiserfahrung.
Dokumentenmanagement ist der Fachbegriff für die Verwaltung von elektronischen Dokumenten in Datenbanken. Es ist ein wichtiger Teilaspekt des modernen Enterprise Content Managements (ECM), das alle Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Dokumenten und Inhalten in Organisationen umfasst.
Unter Vorgangsbearbeitung versteht man die alltägliche Arbeit vieler Sachbearbeiter in der Verwaltung (z.B. bei der Bearbeitung von Anträgen der Bürger). Viele verschiedene Bearbeitungsschritte und Mitarbeiter sind dabei die Teile eines Prozesses. Der Begriff "Vorgang" definiert in der Amtssprache interessanterweise sowohl diesen Prozess als auch die Menge der Dokumente, die für die revisionssichere Bearbeitung notwendig sind.
Behörden und andere Organisationen der öffentlichen Verwaltung sind an bestimmte Aufbewahrungsfristen gebunden. Dadurch entsteht bei einer Vielzahl von Aufgaben automatisch viele Dokumente, die teilweise jahrzehntelang aufbewahrt werden müssen. Die Dokumente werden in Form von Akten organisiert und mit dem Akten- oder Geschäftszeichen durch die Registratur verwaltet. Der Aktenplan dient zur Strukturierung. Akten, Vorgänge und Dokumente müssen möglichst schnell gefunden werden, damit die Auskunftsfähigkeit und eine revisionssichere Arbeitsweise gesichert sind.
Software für Dokumenten- und Workflowmanagement gibt es mittlerweile von vielen Herstellern auf dem Markt. FAVORIT-OfficeFlow wird bereits seit Mitte der 90er Jahre in Zusammenarbeit mit großen Softwarefirmen und im Auftrag des Bundesverwaltungsamtes entwickelt und ist damit Eigentum der Bundesrepublik Deutschland. Im Rahmen der Kieler Beschlüsse kann die Software kostenlos an viele andere Organisationen der Öffentlichen Verwaltung weitergegeben werden.
