Unsere Lösung: FAVORIT
FAVORIT, das Flexible Archivierungs- und VORgangsbearbeitungs-System im IT-gestützten Geschäftsgang, ist eine Software für Dokumenten- und Workflowmanagement in der öffentlichen Verwaltung. Sie wurde vom Bundesverwaltungsamt und seinen Partnern als Lösung für elektronische Aktenhaltung und flexible Vorgangsbearbeitung entwickelt.
Dokumentenmanagement ist der Fachbegriff für die Verwaltung von elektronischen Dokumenten in Datenbanken und damit ein wichtiger Teilaspekt des modernen Enterprise Content Managements (ECM). Hier dreht sich alles um die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Dokumenten und Inhalten in Organisationen. Das Thema Vorgangsbearbeitung hingegen ist prozessorientiert zu verstehen (z.B. bei der Bearbeitung von Anträgen der Bürger). Viele verschiedene Bearbeitungsschritte und Mitarbeiter sind Teile eines Prozesses. Der Begriff "Vorgang" definiert in der Amtssprache sowohl diesen Prozess als auch die Menge der Dokumente, die für die Bearbeitung notwendig sind.
Behörden und andere Organisationen der öffentlichen Verwaltung sind an bestimmte Aufbewahrungsfristen gebunden. Dadurch entstehen bei einer Vielzahl von Aufgaben automatisch viele Dokumente, die teilweise jahrzehntelang aufbewahrt werden müssen. Die Dokumente werden in Form von Akten organisiert und mit dem Akten- oder Geschäftszeichen verwaltet. Alle Akten, Vorgänge und Dokumente müssen möglichst schnell wieder gefunden werden, damit die Auskunftsfähigkeit und eine revisionssichere Arbeitsweise gesichert sind.
Mit EMC Documentum als Basisprodukt setzt FAVORIT auf eine bewährte Plattform für Dokumenten- und Enterprise-Content-Management. Die Akten sind per Knopfdruck an jedem Ort und zu jeder Zeit verfügbar. Die Software lässt sich flexibel an die jeweiligen Verwaltungsprozesse anpassen, sorgt für maximale Transparenz während der Vorgangsbearbeitung und kürzeste Recherchezeiten über sämtliche Akten, Vorgänge und Dokumente.